Глеб Архангельский “Тайм-драйв. Как успевать жить и работать”
Аннотация
Самая полезная и увлекательная книга об управлении временем. Глеб Архангельский — инициатор российского ТМдвижения, основатель Тайм-менеджерского сообщества, руководитель корпоративных ТМ-проектов в РАО «ЕЭС», PricewaterhouseCoopers, «Вимм-Билль-Данн», и др., генеральный директор консалтинговой компании «Организация времени», автор фундаментальной монографии «Организация времени» (2003 г.).
«Тайм-драйв» — вторая его книга — отличается популярным изложением. В максимально простой и пошаговой форме, на реальных российских примерах, она дает ответ на главный вопрос современного менеджера: как успевать больше? Приводятся советы по организации рабочего времени и отдыха, по мотивации и целеполаганию, планированию, расстановке приоритетов, эффективному чтению и пр.
Круг освещаемых вопросов настолько широк, а методы их решения настолько универсальны, что книгу можно рекомендовать практически любым категориям читателей.
Глеб Архангельский Тайм-драйв. Как успевать жить и работать
Посвящается моему деду, Герману Архангельскому, с благодарностью за приобщение к традиции управленческого мышления и за вовремя подаренную книгу о Времени «Эта странная жизнь».
От издателей
Книга, которая экономит время, — это книга жизни!
Удивительно, но на этой замечательной книге неплохо заработают все. Заработает автор, Глеб. Не столько денег, сколько славы и популярности — и много новых благодарных учеников. Заработает издательство — и опять же не столько денег, сколько множество благодарных читателей. И, наконец, заработает каждый читатель. Причем — в отличие от Глеба и издательства — трижды. Сначала он заработает много положительных эмоций — ведь книга написана очень легко, доступно и интересно! Потом, при определенных усилиях над собой, он начнет зарабатывать «временные очки» — сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень много. Это изменения в лучшую сторону — как в личной жизни, так и в карьере. Вы действительно начнете успевать жить и работать!
Один из читателей как-то сказал мне, что мои предисловия к книгам напоминают ему хорошие грузинские тосты — они в меру длинные и интересные. Намек понял, закругляюсь.
Ну… за тайм-драйв!
Игорь Манн Издательство «Манн, Иванов и Фербер»
Предисловие: наш капитал времени
Дорогой читатель, мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Какого бы материального благосостояния мы ни добились, времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200–400 тысяч часов. И самое главное — время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть. «Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем — одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…
Пять лет назад, когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно. Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.
Тайм-менеджмент — это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик — нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели — и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь.
Три года назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по таймменеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.
Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках, — это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге — обязательно на реальных российских примерах.
Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» — хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» — так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоциирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением — и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «таймдрайв», к традиционно сильной нашей черте — способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.
Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени — на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели — и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и — организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность.
Желаю вам, читатель, найти общий язык с Временем и помочь сделать это вашим близким. Тогда время всех нас всегда будет наполнено тем «драйвом», который делает нашу жизнь яркой и интересной!
Дорогой читатель, все мы уникальны как личности, действуем в самых разнообразных условиях и обстоятельствах. Поэтому ваш практический опыт внедрения ТМ-техник — бесценен. Автор будет рад получить от вас обратную связь:
Обратная связь
— кейсы, ваш опыт практического применения таймменеджмента;
— замечания по тексту книги и предложения улучшений;
— предложения по тематике новых глав и разделов.
Пишите на e-mail: #mailto: info@improvement.ru, звоните +7 (095) 518-54-15, 950-83-85. На электронную почту я отвечаю не всегда сразу, но отвечаю обязательно. Если в течение двух недель вы не получили ответа — обязательно продублируйте ваше письмо с другого почтового ящика.
Любители общения — приходите на ТМ-форум сайта www.improvement.ru. Участвуйте в дискуссиях, становитесь авторами сайта, вносите свою лепту в повышение культуры отношения к времени в нашем обществе!
И помните наш девиз, который дал название интернет-проекту: Everything Has Room for Improvement! Резервы времени и эффективности есть всегда!
С наилучшими пожеланиями — успевать жить и работать,
Глеб Архангельский.
Шаги создания вашей личной системы таймменеджмента
Дорогой читатель, перед вами — краткий обзор предстоящих глав. Каждой из них соответствует логический шаг в построении личной системы управления временем. В конце каждой главы соответствующий шаг будет детализирован в несколько конкретных рекомендаций.
1. Отдых Потратив минимум «начальных вложений времени», наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.
2. Мотивация Освойте методы «настройки» на выполнение сложных и неприятных задач для сокращения времени работы над ними.
3. Целеполагание Сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели для воплощения мечты в реальность.
4. Рабочий день Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное.
5. Планирование Организуйте контекстное планирование и среднесрочное планирование по методу «День — Неделя» и гарантируйте себе уверенность в том, что вы всегда уложитесь в срок.
6. Приоритеты Научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев — таким образом, всегда находя время на главное.
7. Информация Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без слишком детального «раскладывания по полочкам».
8. Поглотители Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени.
9. «ТМ-бацилла» Донесите «ТМ-бациллу» до окружающих, чтобы они более разумно использовали свое и ваше время.
10. ТМ-манифест Используйте невосполнимое время вашей жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами.
Курносов Ю.В., Конотопов П.Ю. «Аналитика: методология, технология и организация информационно-аналитической работы»
3.5 ПОКАЗАТЕЛИ И АЛГОРИТМЫ ВЫЯВЛЕНИЯ ЦЕНТРОВ СИЛ
В каждом регионе имеется своя специфика проявления деятельности ЦС. Однако имеются общие закономерности, которые позволяют сформировать набор косвенных признаков их функционирования и алгоритмы выявления центров сил. Такие алгоритмы, использующие знания (представленные в экспертной системе виде эвристик и точных численных критериев) и данные, хранимые в экспертной системе, позволяют с применением правил логического вывода сформулировать заключение о текущем состоянии региона и отдельных центров сил, чьи интересы реализуются в отношении данного региона.
В процессе эксплуатации экспертной системы на основе сопоставительного и корреляционного анализа ранее перечисленных показателей вычисляются корреляции временных рядов, образованных из последовательных измерений текущих значений фиксируемых параметров процессов (как формально зависимых, так и формально независимых), коэффициенты асимметрии в системе расходования базовых видов региональных ресурсов, выявляются ценовые диспропорции и иные показатели, косвенно свидетельствующие о наличии скрытых производственных процессов и мощностей, центров сил, осуществляющих перераспределение ресурсов.
На основании анализа измеренных и вычисленных значений индикаторов, определяются конкретные субъекты, группы и корпорации, реально владеющие теми или иными видами ресурсов. Это возможно только при условии, что в системе организовано хранение упорядоченных во времени массивов данных, характеризующих ситуацию с достаточной для проведения анализа периодичностью. Для проведения анализа на макро-уровне периодичность проведения мониторинговых исследований может быть определена порядка одного раза в месяц, а для микро-уровня – в пределах единиц часов, что возможно обеспечить лишь в отраслях, где периодичность опубликования финансовых показателей достаточно высока, либо за счет анализа данных, оперативно поставляемых различными органами государственного учета и статистики.
Кроме того, существует возможность адаптивного регулирования периодичности обновления данных о текущей обстановке, что может осуществляться с привлечением малочисленных групп прошедших соответствующую подготовку экспертов. Для производства работ группы экспертов могут командироваться в регионы для выполнения работ по обеспечению требуемой периодичности и качества информации на местах.
Алгоритмы выявления скрыто функционирующих центров сил преимущественно основаны на анализе диспропорций, вносимых ими в показатели социально-экономического развития региона. Подобные диспропорции могут выражаться в:
- появлении сверхнормативных временных задержек между моментом доведения исполняющего воздействия и началом их непосредственного исполнения (признак роста инерционности системы управления);
- возникновении корреляций между формально независимыми процессами, в том числе и синхронные колебания показателей экономической деятельности группы ресурсопотребителей, формально, использующих различную ресурсную базу (признак синхронных изменений);
- возникновении резких ценовых диспропорций внутри одной группы продукции различных региональных производителей (признак мобилизации внутреннего или подключения внешнего ресурса – аннексия на рынке);
- снижение величины задержки или опережающая реакция общественного мнения на политические и экономические процессы, протекающие на региональном и федеральном уровнях, активизация экстремальных социальных явлений (признак подключения социального ресурса для решения политических и экономических задач);
- возникновение диспропорций между потреблением сырьевых и энергоресурсов и заявленными показателями выпуска продукции (неявные признаки функционирования теневого сектора);
- диспропорции между входящими и исходящими финансовыми и транспортными потоками и иные.
Эвристические правила, формализующие данные признаки позволяют не только диагностировать факт наличия диспропорции и или временной корреляции, но и очертить круг предположительно связанных единством целей и стратегией их достижения субъектов деятельности. С этой целью региональная ситуация отображается в форме многосвязной схемы, отображающей основные группы ресурсов и их потребителей. Связи предназначены для отображения отношений потребления, производства, кооперации и конкуренции между субъектами деятельности и группами ресурсов. Для отдельных субъектов деятельности определяются критические показатели темпов производства и потребления ресурсов, превышение или недостижение которого способно нарушить устойчивость субъекта, группы субъектов или региона в целом.
Далее исследуются ситуации, при которых несмотря на значения объективных численных показателей ожидаемый эффект в отношении субъекта не наблюдается, что свидетельствует об объективных изменениях, происшедших в системе производства ресурса, реализуемой субъектом. Рассматриваются возможные варианты группирования субъектов по признаку сонаправленности интересов, после чего выдвинутые гипотезы переводятся в режим сопровождения с целью получения подтверждения или опровержения гипотезы.
Методика определения ЦС позволяет осуществлять следующие экспертно-аналитических функции:
- Определение видов ресурсов, приоритетных для данного сегмента рынка.
- Определение приоритетов по направлению и использованию ресурсов
- Оценка прибыли, потерь, рисков
- Задание пороговых значений индикативных величин
- Составление вариантов сценариев и выбор базового (наиболее вероятного) для прогноза, ведения мониторинга и ситуационного анализа
- Определение состава конкурирующей группы
- Оценка баланса сил (приоритетов) в конкурирующей группе
- Выбор предпочтений в вариантах, сценариях в состязаниях за распределение ресурса
- Проектирование сценариев, реализующих выбранные приоритеты
- Оценка вариантов, нарушающих ход проектируемого сценария, превращение его в другую версию
- Построение системы защиты и компенсационных механизмов. Для предотвращения нежелательных ситуаций и нейтрализации вредных воздействий
- Оценка возможных изменений в балансе сил и поведении конкурирующих групп при принятии государством стратегических решений и ведении оперативного управления
Применение этих экспертно-аналитических функций наиболее эффективно при решении вопросов экономической безопасности, в частности борьбы с теневой экономикой.
Актуальность решения этой задачи обусловлена тем, что по оценкам членов экспертной группы теневая экономика составляет: от 20 до 40% в торговле (внутренний товарооборот, импорт, экспорт); в промышленности – около 20%. Суммарно, с учетом всех основных секторов экономики, теневой оборот составляет до 28% от валового внутреннего продукта.
К негативным последствиям функционирования теневой экономики относятся:
- Нравственное принижение законопослушных экономических субъектов.
- Усиление кризисных явлений в экономике.
- Ослабление функций экономической безопасности государства.
Проявления принципиальных угроз безопасности государства со стороны теневой экономики требуют своего углубленного изучения и систематизации с целью предупреждения и своевременной выработки адекватных мер противодействия. Следует выделить три уровня защиты в решении задач ликвидации угроз со стороны теневого сектора.
- Оперативное реагирование.
- Прогноз возможных угроз и проектирование механизмов защиты.
- Вариантное проектирование экономического поведения государства с учетом интересов основных экономических субъектов (в том числе и теневых).
Иерархия уровней защиты построена так, что более высокий уровень (2‑й и 3‑й) включает нижние. Наивысший – третий – уровень может быть получен лишь при условии создания предпосылок для оперативного выявления и выработки компенсаторных стратегий, что может быть достигнуто с применением вышеописанной экспертной системы.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Каждого ли интеллектуально развитого человека можно считать аналитиком? – Видимо не каждого. Множество людей окончило ВУЗы и являются профессионалами в той или иной области, их интеллектуальный уровень позволяет использовать аналитические и системные подходы в решении различных проблем. И все же, число тех, кто мог бы использовать весь арсенал современной аналитики довольно мало.
Освежим в памяти ранее введенную систему деления аналитиков на классы аналитиков и, как это принято у программистов, аналитиков++. Если помните, чуть ли не в самом начале книги, нами было введено деление на аналитиков и концептуалистов. Обычным аналитикам было “отказано” в теоретическом творчестве, концептуалистам было дано и это (хотя часто при этом отнимается практическая составляющая). Это деление не принижает статус обычного аналитика – часто человек умышленно или в силу действия обстоятельств отказывает себе в удовольствии “потеоретизировать” – действует ситуативно, на практике изменяя облик действительности. Итак, аналитики – это люди, которые активно эксплуатируют существовавшие модели и социальные стереотипы в интересах практической деятельности, творчество которых проявляется в эффективном комбинировании существующих методов, а концептуалисты – это создатели новых методологических систем, потребляемых аналитиками-практиками. Кроме того, подразумевается, что в число аналитиков по определению входят лица, наделенные властными полномочиями (увы, это слишком сильное утверждение!).
Но как бы ни велика была роль личности в истории, огромную роль в любом государстве играют более широкие слои общества, прежде всего – его интеллектуальная элита. Именно на этом уровне – в среде ученых, политиков, бизнесменов, технических специалистов, писателей – формируются ориентиры и главные механизмы развития всего социума в целом. Поэтому столь важно, чтобы в этом слое усиливалась интеллектуальная составляющая, чему может способствовать лишь формирование национальной (в смысле государственной) аналитической школы, системы подготовки и обучения аналитиков.
Важнейшая роль в подготовке аналитично мыслящих специалистов принадлежит системе высшего и профессионального образования – высшим учебным заведениям, институтам профессиональной переподготовки, учебно-производственным комплексам. Все больший вес приобретает сектор рынка дистанционного обучения, образовательных услуг, предоставляемых посредством почты, территориальных и глобальных телекоммуникационных сетей. Эти, в целом традиционные формы обучения едва ли имеет смысл рассматривать. Стоит лишь упомянуть мощные аналитические школы (термин здесь использован не для обозначения организационной формы, а для обозначения организации, обеспечивающей традиционно высокий уровень подготовки специалистов в некоторой отрасли), существующие в нашей стране:
- Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова;
- Московский государственный институт международных отношений;
- МВТУ им Баумана;
- Новосибирский государственный университет;
- Академия ФСБ России;
- Российская академия государственной службы при Президенте РФ;
- Военно-космическая академия им. А.Ф. Можайского и др.
В последние годы усиливается направление дополнительного профессионального образования, осуществляемого в организационных формах курсов и семинаров, учреждаемых при государственных и негосударственных учебных заведениях. Здесь широко распространены направления, придерживающиеся методологии системного анализа, теории рационализаторской и изобретательской деятельности (ТРИЗ), организационного и стратегического менеджмента, психологии управления, теории рефлексивного управления и многих других научных течений и направлений. Формы обучения в этих учебных заведениях варьируются в пределах от традиционных лекционных и семинарских занятий до формы деловых игр и тренингов. Достаточно широкое распространение получили технологии проблемно-ориентированного обучения.
Подготовка высококвалифицированных кадров аналитиков также способствует система послевузовского образования в формах магистратуры, аспирантуры (адъюнктуры). Данная форма обучения направлена не только на обучение специалистов и повышение их теоретического уровня, но и на развитие методологического, организационного и технологического обеспечения ИАР. Большой вклад в это направление вносят разнообразные НИИ, институты Российской Академии Наук, высшие учебные заведения, активно взаимодействующие с Высшей Аттестационной Комиссией (ВАК) РФ в рамках аттестования научных кадров страны.
Формирующаяся и активно развивающаяся в последние годы система дистанционного обучения предоставляет обширный перечень программ подготовки специалистов по направлениям от технического анализа и экспертизы проектов до политологического анализа.
Особая роль в подготовке специалистов-аналитиков принадлежит самообразованию, самостоятельной работе по повышению методолого-теоретического уровня, развитию практических навыков ИАР, освоению новых технологических средств и инструменария ИАР. Однако именно это направление на сегодня мало обеспечено специальной учебной и методической литературой. Единственное направление, связанное с применением аналитических технологий и более-менее сносно обеспеченное литературой, – это направление “менеджмент и маркетинговое обеспечение” (да и то – в достаточно узком секторе деятельности).
Так, например, наблюдается перекос в обеспечении литературой по менеджменту и маркетинговому сопровождению в различных сферах деятельности: наиболее “густонаселенным районом” является направление сопровождения торгово-закупочной деятельности, финансового управления, в то время, как производственная деятельность остается “белым пятном”, что примерно соответствует вектору развития отечественной экономики, со свойственными ей диспропорциями и спекулятивной направленностью.
Российский сегмент ГСТК Интернет чрезвычайно богат ресурсами, посвященным различным направлениям аналитической деятельности, однако – это все преимущественно “самиздат”, доступность которого ограничена лишь теми регионами, где есть возможность использования каналов Интернет, а их не так уж и много… Еще одной особенностью российского сегмента ГСТК заключена в том, что уровень публикаций варьируется в широчайших пределах от весьма слабых по теоретическому и литературному уровню до чрезмерно абстрактных статей, недоступных пониманию среднего специалиста (а значит, невостребованных). Систематическое изложение основ аналитики встречается крайне редко. Чрезвычайно специфично само понимание термина: термин “аналитика” в отечественной электронной литературе ассоциируется, прежде всего, с управлением финансами и политологией, в то время как сфера применения информационно-аналитических технологий намного шире.
Особое направление совершенствования профессиональной подготовки кадров аналитиков – это направление обмена опытом и наставничества. Преимуществом этого направления является возможность обучения и дообучения на рабочем месте без привлечения дополнительных финансов. По мере развития систем информационно-справочного обеспечения и комплексной поддержки ИАР это направление способно приобрести особую значимость, особенно в организационных системах, осуществляющих ИАО органов государственного управления и крупных субъектов экономической деятельности.
Бесполезно, уповая на щедрость природы, от рождения одаривающей некоторых людей гениальностью, ожидать самопроизвольного подъема интеллектуального уровня населения. На фоне снижения доступности образовательных услуг люди, просто одаренные своеобразными талантами, не смогут развить их. Требуется возобновить процесс формирования обширного класса литературы, доступной широким массам населения и дающей населению возможность самообразования – в первую очередь в направлении развития и раскрытия аналитического потенциала личности. Здесь стоит вспомнить опыт знаменитой серии БМР “Библиотека молодого рабочего” – кстати, аналогичные серии, спонсируемые государством и различными благотворительными обществами, существовали и в дореволюционной России.
Серьезную роль в развитии системы подготовки аналитиков способно сыграть и преподавание в ВУЗах спецкурсов по аналитике, введение в курс обучения дисциплин, ориентированных на развитие аналитических способностей подрастающего поколения. Усиление внимания к аналитике на всех уровнях государственного управления позволит использовать ее огромный потенциал в области синтеза целенаправленно функционирующих организационных систем. Рациональное построение сетей профессионального обучения аналитике, реализующих разнообразные методики, способно обеспечить выбор оптимального режима представления информации для конкретного обучаемого, реализовать индивидуальный подход к обучению и в итоге – способствовать усилению интеллектуальной компоненты в нашем обществе.