§82. Одним из основных видов комплексного прикладного эмпирического исследования для отслеживания динамики состояний и процессов в состояние-ориентированном и процесс-ориентированном подходах является мониторинг, который необходим для различных научных и управленческих целей. Мониторинг наиболее часто используется в состояние-ориентированном подходе, методологически основывается на параметрических оценках состояний. Однако он может быть эффективным и в процесс-ориентированных исследованиях при правильной постановке задачи. Мониторинг есть постоянно действующий информационно-аналитический процесс, осуществляемый специализированным подразделением (организацией), представляющий собой человеко-машинный комплекс и предполагающий целостный набор исследовательских процедур и регламента их применения для собственно исследовательских целей и для научно-информационного обеспечения подготовки, принятия, проведения и контроля исполнения управленческих решений. Цель системы мониторинга заключается в постоянной оценке состояния и динамики объекта, процесса, параметров состояния.
Задачи мониторинга:
— выделение набора свойств и параметров для анализа состояния и динамики объекта, подлежащих мониторингу;
— постоянное наблюдение данных свойств и параметров, анализ состояния и динамики объекта;
— постоянный анализ и оценка перспективных и инновационных аспектов элементной базы и взаимодействий, основных тенденций развития объектов данного типа, в том числе на основе вторичных исследований других исследовательских групп;
— формирование и поддержание в актуальном состоянии информационных баз данных;
— подготовка аналитических и экспертных материалов, в том числе для при принятии конкретных управленческих решений;
— разработка вероятных сценариев развития и прогнозов;
— организация деятельности и подготовка специалистов для осуществления мониторинга, включая экспертов.
Мониторинг предполагает необходимость сочетания компонентов формализации и алгоритмизации в работе с информацией с неформализуемыми процедурами и методами как на стадии сбора и хранения информации, так и в особенности на стадии экспертно-аналитической обработки информации. Организация мониторинга включает в себя следующие аспекты:
— поиск, отбор, обобщение, накопление, хранение информации (по заранее сформированным алгоритмам, допускающим целесообразное использование накопленной информации);
— правильные способы обработки и обновления баз данных;
— организация путей поступления информации, в том числе автоматизированных на основе информационно-поисковой системы;
— процедуры предварительной оценки информации и заполнения баз данных;
— организация системы информационного доступа;
— процедуры анализ данных, формирование шаблонов автоматизированной обработки информации по конкретному кругу задач;
— подготовка информационных продуктов внутреннего пользования различного жанра (информационные и аналитические записки, информационные материалы для проведения специальных мероприятий, аналитические отчеты и т.д.) и для разных потребителей внутри ведомства (для руководителей, экспертов, руководителей подведомственных предприятий и учреждений и т.д.);
— предоставление информации и организованные способы доведения информации до внутренних потребителей;
— фиксация комбинаций структур введенных данных и процедур их обработки, позволяющих осуществлять быстрый поиск данных, манипулирование объектами для обеспечения процесса принятия решений, разработка регламентов и методик работы с информацией;
— обучение персонала работе с базами данных;
— подготовка и размещение информационных продуктов для внешнего использования (рынки, СМИ и т.д.).
Структура системы мониторинга:
1. Комплекс баз данных, имеющих различные задачи и выполняющих разные функции (в том числе данных о новых обстоятельствах).
2. Набор программных средств (по их функциональным возможностям) для обеспечения сбора, систематизации и классификации, предварительного отбора и обработки, хранения информации.
3. Группа методов анализа данных (экспертные, экстраполяционные, графические, модельные и другие). Комплекс методов ведения мониторинга и набор параметров формируется посредством экспертных оценок. Он может быть различным — от малого до всеобъемлющего, однако главный критерий — оптимальность и достаточность набора параметров, поскольку избыточная информация часто мешает работе.
Инструментарий мониторинга:
— формализованная система критериев и оценок строгой отчетности и дополнительный неформализованный перечень направлений (сегментов) поиска;
— анкеты, опросные листы, бланки форм статистической отчетности, формы для первичной информации различного типа;
— программы обработки данных;
— алгоритм и методики анализа и комплекс иных аналитических методик;
— электронные базы данных;
— алгоритмы работы с внешними информационными ресурсами;
— методики экспертных процедур;
— методики сочетания исследовательских процедур и оптимизации набора методов для решения конкретных задач;
— инструкции и регламенты по эксплуатации системы мониторинга;
— набор учебно-методических документов по эксплуатации различных подсистем мониторинга.
Организация и технология осуществления мониторинга включает:
— уровни (отрасль, подотрасли, предприятия, регионы и т.д.);
— технология мониторинга;
— организация и эксплуатация;
— календарные планы и алгоритмы выполнения;
— использование результатов (регламент).
Алгоритм осуществления мониторинга: первым шагом мониторинга является выделение и описание анализируемого объекта. Далее следует определение характера его процессуальности (развивающийся или функционирующий) в пределах интересующей задачи. Затем — изучение истории проблемы (может быть по выделенному признаку), в том числе определение степени импульсивности. Следующий шаг — выделение группы ключевых параметров, воздействующих на процесс, проведение их ранжирования, определение жизненно важных и жизненно опасных. На основе этого начинается отслеживание параметров состояния, формируется алгоритм контроля состояния и процесса, определяется периодичность контроля, мероприятия контроля, возможность формализации контроля (с учетом истории конкретного объекта и контроля типовых параметров). Организуется система (структура) управления и контроля. Проводится профилактика, предупреждение, устранение чрезвычайных ситуаций. Мониторинг может использоваться в разных целях, в том числе, для повышения эффективности решений в отношении личных жизненных перспектив, в частности, при выборе профессии. Дополнение: содержательная, методическая и процедурная структура мониторинга различается в случае оперативного и стратегического управления.
Примечание 1. Важным направлением в создании мониторинга является организация правильной работы с информацией, что только и обеспечивает серьезные конкурентные преимущества. Для этого информация должна обладать следующими основными свойствами: достоверность, актуальность, полнота, релевантность, сопоставимость, доступность для восприятия. Информация должна быть систематической (что сокращает ее объемы), циклично обновляемой, система ее организации должна предусматривать возможность ее обновления без принципиального изменения системы, что требует профессиональной разработки базовых систем.
Собственно информационная база данных должна быть инструментальной, то есть отвечать главному требованию — обращающийся к ней с запросом человек должен получить:
1) информацию по тому или иному текущему параметру состояния объекта или процесса; 2) возможность сравнения различных подобных объектов по одному или группе параметров;
3) возможность сравнения по группе параметров с существующими современными и идеальными моделями;
4) возможность использовать данные для расчета различных альтернативных вариантов развития и поведения (в случае принятия тех или иных управленческих решений);
5) возможность сочетания баз данных внутри ведомства, между ведомствами;
6) достаточную простоту обращения к информационной базе и устойчивость ее работы, сервисное обслуживание и обучение пользованию.
На входе информационной базы должны быть задействованы различные источники информации (директивные документы; источники фактической информации — поступающей из подведомственных учреждений, СМИ, Интернет; научные — академические, отраслевые, специализированные; экспертные и т.д.), которые могут быть представлены в различном виде и предполагают разную степень автоматизации ввода информации. На выходе должны предполагаться текстовые, цифровые, табличные, графические представления и, возможно, образные компьютерные модели.
Для повышения эффективности мониторинга необходима постоянная оценка качества информационной продукции, получаемой на его выходе, соответствия запросам управляющих подразделений, и при необходимости корректировка исследовательских процедур. Осуществляется на основе периодической (раз в полгода-год) экспертной оценки результатов работы.
Примечание 2. Рабочая группа по мониторингу. Важнейшая и первая задача для начала осуществления мониторинга — создание дееспособной иерархически организованной информационно-аналитической структуры, выполняющей как оперативные, так и стратегические задачи. Многие необходимые элементы организации информационно-аналитической службы понятны уже достаточно давно (см., например: Терещенко С.С. Типовой проект информационно-аналитической службы территориального управления //НТИ. Серия 1. — М., 1994. № 4).
Ее задачи:
1. Сформулировать единые методологические подходы и методические стандарты информационно-аналитической работы, круг задач информационных, технических и аналитических подразделений;
2. Сформировать единые требования к прохождению информации в условиях существования аналитических структур;
3. Подчинить все аналитические подразделения единой методологической базе и единым принципам работы, утвержденным методикам работы с информацией;
4. Сформировать некоторые задачи, объединяющие деятельность в отдельных сегментах под эгидой руководителя;
5. Осуществлять взаимную экспертизу и совершенствование деятельности, обмен опытом — единые мероприятия (совещания, конференции аналитических групп всех департаментов);
6. Сформировать потоки информации (снизу вверх и сверху вниз);
7. Сформировать планово-предупредительный ритм работы информационно-аналитических подразделений согласно режиму учреждения и ведомства, календарные графики предоставления различных типов информации (ежедневных, еженедельных, ежемесячных, полугодовых, годовых);
8. Исследовать принципы статистики и критерии оценки эффективности деятельности, при необходимости трансформировать.
Обычно вновь организуемые информационно-аналитические подразделения имеют дело с некоторыми проблемами:
– слабая осведомленность о существующих информационных системах и имеющихся в них информационных ресурсах;
– отсутствие централизованной отраслевой (региональной) системы информационного обеспечения;
– недостаточное развитие горизонтальной информационной коммуникации между предприятиями, кроме того, сопровождающееся конкурентными отношениями;
– отсутствие достаточного количества квалифицированных работников и экспертов.
Поэтому необходимы четко планируемые действия по развитию информационно-аналитических подразделений, в том числе в осуществлении мониторинга. Как показывает практика, основные потребители информации часто даже не имеют четкого представления, какие существуют информационные ресурсы (их классификация), где отражаются сведения о них, куда обращаться за ними, если возникнет в них потребность. Оптимальным решением в современной ситуации были бы отраслевые и региональные научно-исследовательские институты по работе с информацией. Такие институты сохранились и развиваются, например, в системе Агропрома (ФГНУ «Росинформагротех» (Организация и развитие информационного обеспечения органов управления, научных и образовательных учреждений АПК («Информагро-2005»). — М., 2005; Новшества межотраслевой информации, предлагаемые к применению в мелиоративном комплексе. Информационное издание. Вып. 1. — М., 2004; Баутин В.М., Буклагин Д.С., Демидов Д.Д., Санжаровская М.И. Научно-техническая информация для фермеров. — М., 2021), систематическая работа ведется несколькими институтами в системе Росгидромета (см. особенно: Никаноров А.М. Научные основы мониторинга качества вод. — СПб., 2005). Большая специализированная работа с информацией ведется в ИНИОН РАН, ВИНИТИ РАН, ВИМИ. Обращение к опыту и разработкам этих специализированных научных учреждений поможет серьезно углубить аналитическую работу. Кроме того, необходимы отраслевые методики по использованию и распространение передового опыта, доступ к мировым информационным ресурсам. Поскольку существующие информационные системы несут в себе различные по виду, объему, форме представления и целевой ориентации информационные ресурсы, которые создают широкую и необходимую информационную базу. Систематическая организация этой работы может существенно углубить научные исследования и качественно изменить степень проработанности управленческих решений, принимаемых на различных уровнях (российской) государственной власти.
Примечание 3. Общие положения дисциплины работы с информацией при осуществлении мониторинга:
— оптимальная организация информационных потоков (извне, внутри, вовне);
— правильные первичные формы сбора данных;
— правильная организации баз данных, поисковых систем, систем доступа;
— разработка регламента (правил) работы с информацией (порядок заполнения баз данных, пользования ими, упорядочения и периодического очищения, защиты информации, периодического тестирования и обновления технического парка и программного обеспечения, периодичность и формы подачи информации различным руководителям и персоналу предприятия);
— разработка должностных инструкций для информационных работников, обеспечивающих выполнение правил работ с информацией и преемственность информационных баз и технологий в случае смены персонала информационных подразделений, для пользователей всех уровней.
Процедурные правила работы с информацией:
— постоянное пополнение баз данных, поступающих из различных источников;
— организация защиты информационных потоков и баз данных;
— установление графиков предоставления информации по типам информации и уровням управления;
— ежемесячное упорядочение информационных массивов (чистка и оптимизация).