Учет и анализ рабочего времени менеджера.

29 октября 2016

Проблема эффективного использования рабочего времени является актуальной для менеджеров любого уровня. Исследования показывают, что в связи с неумением правильно распределить время полезная занятость менеджера не превышает 70-80%. Данный факт приводит к необходимости анализа содержания труда и использования рабочего времени.

Для изучения использования рабочего времени менеджера необходимо проанализировать такие моменты:

-                позволяет ли себе менеджер тратить время на других?

-                тратит ли менеджер время на мелкие неважные дела?

-                позволяет ли себе менеджер вычитать время на эмоции?

-                умеет ли менеджер достаточно хорошо планировать и не создает ли себе работу, которая нуждается в дополнительных расходах времени?

-                делает ли менеджер то, что могли бы выполнять другие?

-                достигает ли менеджер цели в установленный им срок?

-                Для анализа содержания работы менеджера необходимо осуществлять классификацию работ, что им выполняются.

Классификация видов работ для анализа содержания работы менеджера:

1.               По содержанию:

·                                     Комплексные

·                                     Экономические

·                                     Технические и т.п.

2.               По характеру побудительных причин:

·                                     По собственной инициативе

·                                     По инициативе подчиненных

·                                     По инициативе сверху (в зависимости от уровня управления)

3.              По периоду, охватывающему управленческую деятельность:

·                                     Краткосрочные

·                                     Среднесрочные

·                                     Долгосрочные

4.               По характеру выполняемой деятельности:

·                 Сборы, совещания

·                 Прием посетителей

·                 Обход и др.

Для практики анализа использования рабочего времени и поиска резервов организации своей управленческой деятельности, полезно ознакомиться с результатами исследований, в ходе которых менеджерам 15 стран было предложено 145 факторов непродуктивных расходов времени. Менеджерам необходимо было выделить 15 универсальных факторов непродуктивных расходов времени.На основе проведенных исследований был составлен такой перечень:

-                перерывы в работе в результате телефонных звонков;

-                случайные посетители;

-                совещания (запланированные и непредвиденные);

-                кризисные ситуации;

-                отсутствие целей, приоритетов и конечных сроков выполнения;

-                накопление дел и личная дезорганизация;

-                неэффективное делегирование прав и полномочий, рутинная работа, лишняя детализация вопросов;

-                попытка браться сразу за все и нереальны временные оценки;

-                отсутствие достоверной информации, «путаные» инструкции; неточная и устаревшая информация;

-                нерешительность и оттягивание принятия решений;

-                нечеткое представление о сферах ответственности и полномочий; неспособность сказать «нет»;

-                неумение доводить задачу до конца;

-                отсутствие самодисциплины.

Для совершенствования организации управленческого труда необходимо проводить анализ затрат рабочего времени при помощи методов:

1)    сравнения фактических затрат труда по каждому виду работ с нормативами (однако на многие управленческие работы нормативы отсутствуют, поэтому целесообразно использовать другие методы);

2)    метод сравнения фактических затрат труда данного менеджера с средними затратами времени других менеджеров того же уровня;

3)    хронометраж – вид наблюдения, применяющийся для  сплошных или выборочных замеров затрат рабочего времени при  изучении кратковременных элементов или цикличных процессов с точностью учета 0,2-1 сек.

4)    метод упрощенных наблюдений (используются часы)

5)    фотография рабочего времени (дня) применяется для установления структуры его затрат в течении рабочего дня менеджера ( применяется если отклонения затрат времени от средней величины превышает 10% и необходимо установить их причины). Фиксируются все виды работ и перерывов в течении дня ( в отличие от хронометража, где объектом измерения является элементы оперативного времени на выполнение конкретного вида работ). Осуществляется в течении 10-15 дней по 5 дней в каждой декаде месяца.

В результате фотографии рабочего времени отображаются затраты времени на выполнение каждого вида работ (формируется их ранжированный перечень), а также потери времени (их причины, период их возникновения).

На основе данных фотографии рабочего времени (в минутах) можно рассчитать несколько полезных показателей:

Правила экономии времени:

1. Следует формировать рабочие блоки, которые состоят из подобных по характеру заданий. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но подобных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждения служебных вопросов, с сотрудниками) в рабочие блоки, то будет иметься в наличии экономия времени.

2. Необходимо устанавливать не приемные часы, выделять время на самостоятельную работу. Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо препятствий извне.

3. При проведении переговоров, совещаний, и тому подобное следует устанавливать регламент, также определять необходимые расходы времени для выполнения определенных заданий. Длительность выполнения той или другой работы, как правило, зависит от имеющихся ресурсов времени.

4. Целесообразно придерживаться принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ. Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел.

5. По-возможности следует выполнять только действительно важны дела (согласно принципу Паретто).

6. Следует использовать делегирование полномочий.

7. Большие задания следует выполнять небольшими частями. Цели и проекты стоит разделять на небольшие части и выполнять их в течение достаточно длительного времени, ежедневно отводя на эту работу приблизительно по 2 часа. 

8. Следует устанавливать для самого себя сроки выполнения дел категории «А» (согласно методу АБВ-анализа).

9. Главные задачи следует выполнять утром (дает ощущение успеха).

10. Следует учитывать в рабочих планах колебание уровня работоспособности.

Комментариев пока нет