Эффективность бизнес-процессов на малых и средних предприятиях

29 октября 2016

Компании, которые не изменяются, постоянно вместе с рынком не жизнеспособны. Успешные компании — это живой организм.  И вот в процессе таких реструктуризаций, в один печальный момент, а он непременно однажды наступит, вы, вдруг оказывается, что все бизнес-процессы в компании идут непростительно медленно, а большинство распоряжений «уходят в народ» и месяцами не возвращаются в виде результатов. И вроде все это не потому, что на вас работают только ленивые и нерадивые сотрудники. Просто почему-то в процессе выполнения своей работы они начали постоянно сталкиваются с какими-то дополнительными трудностями. Наиболее ценные сотрудники большинство своего рабочего времени тратят на то, чтобы протащить бизнес-процессы через соответствующие подразделения фирмы. Потому что если лично не отнести счет в бухгалтерию и не напоминать о нем каждые полчаса — оплаты не будет, если не сидеть часами в отделе логистики — заказ вовремя не отправят, и если не звонить каждый день в службу сервиса — выезда к клиенту не случится и дальше в том же духе. И вроде бы каждый на своем месте и сотрудники все толковые, а работа не идет. 
В таком состоянии находятся очень многие российские малые и средние компаний и не осознают этого. А ведь именно здесь порой стоит искать рецепт того самого повышения эффективности бизнеса, который так необходим сегодня.  Симптомы описанной болезни компании обнаружить очень просто. Проанализируйте, насколько часто вы узнаете о жалобах клиентов на задержки. Если задержки регулярны, в независимости от причин, которые, несомненно, каждый раз весьма уважительные — значит, проблема существует. Или другой способ: проследите путь распоряжений руководителей среднего звена. Если большая часть из них не исполняется без последующего напоминания — то опять же присутствует признаки кризиса организации бизнес-процессов. А уж если Генеральный директор лично распорядился, а после этого у него нет стопроцентной уверенности, что все будет выполнено в полном объеме и в кратчайшие сроки, — то в компании большие проблемы.  В такой ситуации худшее, что можно сделать, это начать латать дыры в организации бизнес-процессов, проводя бесконечные совещания по проблемам работы и назначая всех подряд ответственными за ту или иную повседневную операцию, с исполнением которой возникают регулярные трудности.  Эффективный способ исправления ситуации требует системного подхода. Необходимо прописать все бизнес-процессы на бумаге с нуля, начиная от цели и миссии компании и заканчивая повседневными действиями каждого конкретного сотрудника, от введения в ассортимент нового оборудования, до закупки туалетной бумаги для офиса. 
Для выполнения такой масштабной работы можно пригласить сторонних консультантов, а можно собрать рабочую группу внутри коллектива. Первые хороши тем, что теоретически имеют большой опыт, вторые лучше знают внутренности компании.  На первый взгляд такие мероприятия удел крупных западных фирм. Во-первых, здесь привыкли к максимальной формализации труда, во-вторых, система функционирования крупного бизнеса настолько сложна, что четкой документальное описание всех процессов просто необходимо. Стоит ли заниматься такой бюрократией, если в компании работают всего пару десятков человек? Если стоит, то начиная, с какого размера организации это необходимо. 
Опыт показывает, что стоит, и формализация бизнес-процессов необходима уже с того момента, когда в компанию приходит работать второй сотрудник. А уж о компании численностью в десяток человек и говорить не приходится. 
Итак, если все так печально как описано выше, действовать нужно немедленно. К процессу должны быть привлечены в первую очередь Генеральный директор, исполнительный директор (директор по развитию), руководители подразделений и кадровая служба. Каждый будет отвечать за описание своего функционального центра. Впоследствии готовый документ должен быть оценен каждым сотрудником компании в рамках своих обязанностей. 
 


 

 

Комментариев пока нет